Bedrijfsfeest op eigen terrein: zo pakt u het aan

Een bedrijfsfeest op uw eigen terrein kan bijna altijd, en het levert twee dingen op: een hogere opkomst omdat niemand hoeft te reizen, en een fiscaal voordeel dat bij een externe locatie niet geldt. Uw terrein is geschikt zodra er een plek uit de wind is, een loods werkt daarvoor beter dan een kantoortuin. Wij brengen tenten, tafels, stoelen en koeling in een gesloten aanhanger en laten die bij u achter, zodat u op eigen tempo kunt opbouwen.

Voor veel bedrijven komt het jaarlijks terug: het feest voor het personeel. En vaak bent u degene die het mag regelen. De locatie heeft u in dat geval al, uw eigen terrein. Hieronder leest u wat dat u oplevert en waar u op moet letten.

Waarom een bedrijfsfeest op eigen terrein vaak beter uitpakt

Een feest op eigen terrein levert vooral een hogere opkomst op, omdat de drempel om te komen laag ligt. Niemand hoeft verder te reizen dan op een gewone werkdag, en de omgeving is vertrouwd.

Daar komt bij dat u uw gasten iets kunt laten zien. Een korte rondleiding door het bedrijf is een toevoeging die op een externe locatie simpelweg niet kan.

En het scheelt geld, want de zaalhuur vervalt volledig. Wat u overhoudt, kunt u aan het eten en de inrichting besteden.

Is een personeelsfeest op eigen locatie fiscaal voordelig?

Ja, een personeelsfeest of bedrijfsevenement op uw eigen locatie of terrein is fiscaal onbelast, en dat scheelt merkbaar in de begroting. Dat valt onder de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling, kort WKR, is de collectieve regeling die alle losse regels rond vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vervangt. Voor een feest op eigen terrein pakt die gunstig uit.

Kiest u voor een externe locatie, dan valt het feest níet onder deze regeling en is er dus geen belastingvoordeel. Dat is voor veel organisatoren het argument dat de doorslag geeft.

Is ons bedrijfsterrein geschikt voor een feest?

Uw terrein is geschikt zodra er een plek is waar uw gasten goed uit de wind kunnen staan. Dat is het enige harde criterium.

Wind is namelijk het echte probleem, niet de temperatuur. Op kou kunnen mensen zich kleden, op wind niet. Een grote loods werkt daarom beter dan een kantoorpand met een open parkeerterrein.

Voor bijna elke situatie is een oplossing te vinden, dus laat een lastige plattegrond u niet tegenhouden. Twijfelt u over uw terrein, vraag dan een offerte aan en leg de situatie voor.

Wat wij meebrengen en hoe de opbouw verloopt

Wij rijden door het hele land met gesloten aanhangers van ruim drie meter lang en twee meter hoog, en die laten wij bij u achter. Zo bouwt u op wanneer het u schikt, niet wanneer de vrachtwagen weg moet.

In de aanhanger zit:

• uitvouwbare tenten van goede kwaliteit, brandvertragend

• (bier)tafels, stoelen en statafels

• een koelkast

Zo verloopt de opbouw:

1. Wij komen voorrijden en zetten de aanhanger neer. Het vlees, de salades en de barbecues plaatsen wij op de koelste plek, of in elk geval uit de zon.

2. U laadt uit met een paar collega's. Met vier man bent u ongeveer een uur bezig met uitladen en klaarzetten.

3. U zet de tenten en het meubilair op de plek die u zelf hebt gekozen.

4. Na het feest laat u alles staan. Wij halen het weer op, inclusief de vaat.

Voor een groep vanaf veertig personen bekijkt u de BBQ groepspakketten. Gaat het om een groter evenement met meer dan alleen catering, dan kijkt u bij eventmanagement.

En als er storm op komst is?

De tenten kunnen worden opgezet tot en met windkracht 4; wordt het harder, dan gaat u uitwijken. Dat hoeft het feest niet te kosten.

Die laatste optie kost even wennen als u een barbecue in gedachten had. Het voordeel is dat een buffet gewoon binnen gehouden kan worden, en aan de verhuurproducten verandert niets.

Moet u een vergunning aanvragen?

Meestal is een melding bij uw gemeente voldoende, maar of u een vergunning nodig heeft, verschilt per gemeente en hangt af van het aantal bezoekers. Hetzelfde geldt voor de brandveiligheidseisen.

Doe die melding gewoon; het kan geen kwaad en het voorkomt discussie achteraf. In sommige gevallen worden er aanvullende maatregelen opgelegd waaraan u moet voldoen.

Laat u er niet door afschrikken. In de praktijk is het meestal snel geregeld.

Kernpunten

• Een feest op eigen terrein verhoogt de opkomst, want niemand hoeft verder te reizen dan normaal.

• Op eigen locatie is een personeelsfeest fiscaal onbelast; op een externe locatie geldt dat voordeel niet.

• Uw terrein is geschikt zodra er een plek uit de wind is, wind is het probleem, kou niet.

• Wij laten een gesloten aanhanger met tenten, tafels, stoelen en koeling bij u achter, zodat u op eigen tempo opbouwt.

• Boven windkracht 4 wijkt u uit naar binnen, naar een baktent of naar een buffet, zonder het verhuurmateriaal te verliezen.